有很多以外銷為主的制造業企業常常會需要應對歐美客戶的SA8000驗廠(查廠)，而其中的員工考勤又是其中一個重點。大幫手人力資源管理繫統除具備正常使用的人事管理、考勤管理、計件薪資、薪資管理等功能之外（即企業正常用來進行管理的A賬），還具備制作考勤數據功能（制作B賬以應對驗廠和相關檢查），用好該功能可以讓企業順利制作出真實可信的考勤數據(查廠考勤數據)。本文即對制作驗廠考勤數據(查廠考勤數據)功能做簡要說明。
    通過本繫統制作的考勤數據與實際中的考勤規律完全吻合，如某公司規定早上上班時間是8：00，那麼制作出來的考勤數據規律大致是這樣的：離規定時間越遠（如7：30或8：30），則刷卡的人越少（因為在實際中提前上班或遲到較長時間的人較少），離規定時越近（如7：55），則刷卡的人越多（刷卡高峰期，如7：45-8：05）。
    繫統具備多賬套管理功能，您可在繫統的服務器端電腦上點擊“開始→程式→大幫手軟體→服務管理器”進入管理器，建立多個賬套進行管理，如建立A賬(真賬套)和B賬(驗廠賬套)（賬套數據庫名稱可自定義）。如果您僅僅是使用本繫統來做外賬，則隻需建立一個賬套就可以。
    在接到驗廠通知時，您可將A賬數據庫拷備到移動硬盤上並刪除電腦中的數據庫，隻開放B賬數據庫，這樣驗廠人員所看到的數據就是經過加工後、符合驗廠相關要求的數據(或者驗廠數據放在另一臺服務器上、或在服務端設置隱藏真賬賬套)。同時，您可通過繫統維護的快捷鍵顯示或隱藏繫統關於外賬的菜單。
    制作驗廠考勤（刷卡）數據的步驟如下： 建立員工人事資料→設置班別資料→對員工進行排班→制作刷卡數據→生成考勤報表

一、建立員工人事資料
    人事資料是繫統的基礎，為使人事資料更逼真，請盡可能地完善人事資料的各個項目，其中工號、姓名、部門（需在“基礎資料”模塊中的“公司部門”中先建立組織架構）、卡號為必填項目。員工人事資料的錄入有三種方式：
  1、直接逐條錄入：點擊進入“人事管理”模塊中的“人事資料”，在畫面內點擊“新增”，逐條錄入人員相關資料；
  2、批量EXCEL數據彙入：從“人事資料”畫面右上角的“其它功能”下拉框中選擇“彙入資料”，彈出彙入數據對話框，可以將您已整理好的人事資料彙入繫統。具體彙入辦法詳見《大幫手人力資源管理繫統操作手冊》中的“四、工具欄的使用及通用操作”中的“數據彙入”說明。
  3、如果您是同時使用本繫統做AB賬，可直接從A賬套中將人事資料直接彙入B賬套，操作辦法為：點擊進入“繫統管理”模塊中的“外帳-繫統數據彙入”，在對話框中登錄A賬的SQL服務器名稱、用戶名、用戶密碼、數據庫名稱，勾選需要彙入的數據項目，設置需要彙入的數據單據期限（條件），並按“確定”，即可將A賬中的數據彙入B賬。

二、設置班別資料
    點擊“考勤管理”模塊中的“班別資料”，新增錄入有哪些班次，此處所登錄的班別盡量符合驗廠的相關考勤要求。相關操作詳見《大幫手人力資源管理繫統操作手冊》中的“十、考勤管理模塊”中的“班次維護”。此處的資料盡量逼真（如根據公司實際設置職員班、普工白班、普工夜班、周末休息班等），同時，設置的班別時間要符合相關法律規定，如一天八小時工作制等。

三、對員工進行排班
    對員工進行排班，確定哪些員工需要上什麼班別，對員工進行排班後，繫統會自動在考勤報表中計算出員工應出勤天數，因此，排班十分重要––制作刷卡數據時是以員工的排班規律進行計算的。如某員工某天所排班的應上班時間為上午8：00-12：00、下午13：30-17：30，則制作考勤數據時會自動按其應上班時間生成刷卡數據。排班時，上班日期請盡量以月為單位，如12月1日-12月31日，這樣在對員工排班進行調整時（如某時間段中的某幾天排另外的班次），方便修改。在B賬中排班請保證排班的合法（即所排上班時間符合相關法律規定、注意有休假期的處理），適當制作一些請假、出差、遲到、早退數據（其中遲到早退數據可以按繫統維護比例自動生成）。

四、制作刷卡數據
    點擊進入“考勤管理”模塊中的“外賬-制作刷卡文件”，彈出對話框。
    第一步：（可選步驟，如已是合法排班則不用進行本步）選擇需要生成刷卡數據的時間段（開始時間和結束時間），點擊“加入列表”後，涉及到該時間段排班情況的所有排班單號就出現“排班單號”框內（如在11月份已對員工排了12月的班，則在選擇時間為12月時，11月的相關排班單號也會出現在框內）。勾選需要處理的排班單號（即按哪些排班單的排班規律來生成考勤數據，可全選），選擇“1.處理排班”，同時選擇周六、周日、假日是否允許加班，並登錄一個月允許加班的最多小時數（最多加班小時），並確定，繫統會根據排班和所選擇的條件處理相關數據（處理加班時間和周末/假日上班）。––如是從A賬中彙入了排班資料（注意彙入後需要在排班中刪除不合法的排班），則需要執行此步；如是直接在B賬中進行合法排班，則不需要執行此步，直接進入第二步。一般建議您直接在B賬中進行合法排班，以免彙入後還需刪除不合法的排班。
    第二步：選擇“2.生成刷卡數據”，登錄要生成 數據的起止日期，設置刷卡機總臺數、遲到人員比例、早退人員比例，並確定，即可生成刷卡數據。如勾選“控制每分鐘每卡機刷卡人數”，則表示每臺打卡鐘上每分鐘的刷卡人數最多是30人，通過計算人數和打卡鐘數量後，如果產生的考勤數據超過30人/分鐘，則刷卡數據往前倒推計算，以保持最多30人/分鐘刷卡的合理性。   
    注意：如果所選的時間段沒有對員工進行排班或沒有卡號，則無法生成刷卡數據（即沒有給繫統設置員工應上班的規律，繫統無法判斷哪些人應該按什麼時間上班，無法生成刷卡數據）。

五、查看考勤報表
    通過“考勤管理”模塊中的“考勤報表”查詢出該時間段的考勤情況（按所制作的刷卡數據）。