大帮手验厂软件：用软件做验厂数据的人事资料问题

在制造业企业，经常要面临各种验厂，在制作验厂数据时，需要十分仔细，庞大的数据量可能导致不同数据间互相打架。我们根据众多的项目实施经验，对制作验厂数据要注意的问题进行整理，希望对客户有所帮助。有些细节，您可能没注意到，或者验厂人员也不一定会关注，“无任何漏洞与错误”是验厂参与人员的目标，能做好的，尽量做好总不是坏事。（下面提到的操作部分，很多是大帮手验厂软件中才能实现的，其他软件并不具备相关功能）。

1. 人事档案资料：

（1）未满18周岁人员：在验厂前，一定要先筛选参与验厂的人员名单，凡是入职时不满18周岁的人员，都不应列入验厂名单。注意：

A、虽然劳动法并不禁止使用已满16周岁不满18周岁的未成年工，但对这类员工的工作安排有太多限制（如不允许从事一些岗位及不允许夜班等），除非十分必要，这类人员应禁止列入验厂名单，以免不小心某个地方出现漏洞。

B、对18周岁这个定义，往往会理解为员工现在满18周岁就可以，这是一种错误的理解，应是入职当天是否满18周岁。有员工现在是20周岁，但他是三年前入职的，入职时是不满18周岁的。如果非要将这类人员列入验厂名单，就需要更改他的入职日期及相关的档案了（这样反而增加工作量和出错几率）。要检查一个员工入职时是否满18周岁，只需要在Excel中用他的入职日期减去出生日期，其差大于等于1918-1-1为入职时已满18周岁，否则就是小于18周岁。

大帮手验厂软件操作：使用本系统做AB账（A为真账，B为验厂账，可做C/D等多套符合不同要求的验厂账），可使用系统的“同系统数据库导入”功能将A账人事资料过滤后导入B账中（只使用本系统做验厂的，可用Excel导入相关人事资料），如下图：

由于人数是动态变化的（存在入职和离职），在真账人员变化时，可使用此功能来动态更新验厂账中的人事资料（后续导入时，使用比对条件中的“只显示有更新和未导入人员”，就可只导入符合条件的人员了）。不列入验厂名单的人员，可勾选后，按“选择人员加入禁止导入”，即可将这批人员排除在外（不导入），后续每次动态更新导入时，将不再出现在备选名单中（如要导入，则在“以下人员禁止导入”栏内勾选，按“从禁止中删除选择人员”即可）。

如果您在真账中通过一些字段定义了哪些员工应纳入验厂名单（比如员工种类中用A表示可纳入验厂名单，用B表示禁止纳入验厂名单），那么你在导入时，就更简单了，用员工种类过滤即可，如果是用的其他自定义字段，则使用“自定义字段过滤”即可。

其他操作细节，请咨询大帮手实施服务人员或参见网站其他文章。

（2）入职日期：在实施过程中，我们发现很多企业的人事资料入职日期存在问题，主要有以下两种：

A、日期根本不存在：如2011-02-29或2011-11-31，注意2月只有闰年才有29日、大月才有31日。大帮手验厂软件中有自动识别功能，非法日期自动禁止输入。

B、周末及节假日：有些人事资料出现1月1日、10月1日或者周末入职的，这也是不合理的——节假日入职容易检查出来（因一般企业节假日基本也放假，不会有真实的入/离职），但周末就要特别注意了，在后面的考勤中，根据验厂的需要，一般周末是不安排或少安排加班的，因而建议将周末入职人员的入职日期都挪到周五（勾选对话框中的选项即可），以免做考勤数据时不仔细造成冲突。如车间张三是2013-9-7（周六）入职的，也排了车间员工这天要加班，但行政人员是不加班的。那么细心的验厂机构就会问他的入职手续谁办的（行政人员没加班）。因而，能避免的漏洞就尽量避免。

C、调动单：如果有，也尽可能注意一下日期。

（3）离职单：真账中的离职里，有公司辞退、申请离职、自动离职、即辞即离、实用期不合格、合同期满等离职类型。但公司辞退存在补偿问题（企业相关凭据和算法不一定符合劳动法要求），自动离职在规范的企业里也很少存在（真实的自动离职一般也是指不要工资走人的，对验厂来说很难解释得通），试用期不合格（这类人员最好不要列入验厂名单），综合考虑各种风险，建议验厂账中的离职类型采用申请离职、即辞即离和合同期满三种。其中申请离职注意申请日期和离职日期的时间差，一般提前一个月。

（4）保持系统内人事档案资料与纸质文件的对应，特别注意员工签名笔迹。——很重要，涉及该员工的入职登记表、劳动合同、考勤报表、工资表等纸质文件的签名，同一员工所有资料都要为同一人签名（代领工资的需要代领工资委托书）。

（5）劳动合同：验厂账中的所有人员，均必须有劳动合同。合同签订时间、入职时间也和上面提到的一样，要注意节假日和周末的问题，条款也应符合劳动法要求（包括试用期等），合同约定的工资，尽量用Excel表统计出来，以便后面核算工资时用。

（6）对由膳食服务公司承包的食堂员工和由保安服务公司外派的保安，不纳入系统验厂人员范围，但要提供与外包公司的外包服务合同。

（7）大帮手HR系统中，为保证数据的可追溯性，所有单据都有操作记录（操作人和时间）；在验厂账中，由于数据都是事后制作出来的，这些操作痕迹会对验厂不利，因而，在系统自动隐藏验厂菜单中，可勾选相关参数备注本账套为验厂账套，系统即自动隐藏这些敏感痕迹。

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